出口企业或其他单位应于首次申报出口退（免）税时，向主管税务机关提供相关资料，办理出口退（免）税备案手续，申报退（免）税。生产企业出口自产货物和视同自产货物及对外提供加工修理修配劳务，以及列名生产企业出口非自产货物，适用免抵退税办法。不具有生产能力的出口企业（外贸企业）或其他单位出口货物劳务，适用免退税办法。
境内单位和个人提供适用增值税零税率的应税服务，如果属于适用增值税一般计税方法的，生产企业实行免抵退税办法；外贸企业将外购的适用增值税零税率应税服务出口的，实行免退税办法；外贸企业直接将适用增值税零税率的应税服务出口的，视同生产企业连同其出口货物统一实行免抵退税办法。
出口退（免）税备案的“退税开户银行账号”应为税务登记信息中的出口退税银行账号。
温馨提示1
增值税小规模纳税人在申请一般纳税人资格后，应及时根据实际情况将出口退（免）税备案中的出口货物退(免)税计算方法变更免退税或免抵退税，否则不能申报退（免）税。
出口企业应在申报出口退（免）税后15日内，将所申报退（免）税货物的下列单证，按申报退（免）税的出口货物顺序，填写《出口货物备案单证目录》，注明备案单证存放地点，以备主管税务机关核查。
（一）外贸企业购货合同、生产企业收购非自产货物出口的购货合同，包括一笔购销合同下签订的补充合同等。
（二）出口货物装货单。
（三）出口货物运输单据（包括：海运提单、航空运单、铁路运单、货物承运单据、邮政收据等承运人出具的货物单据，以及出口企业承付运费的国内运输单证）。
温馨提示2
若有无法取得上述原始单证情况的，出口企业可用具有相似内容或作用的其他单证进行单证备案。除另有规定外，备案单证保存期为5年。视同出口货物及对外提供修理修配劳务不实行备案单证管理。
出口企业首次申报出口退（免）税的，以及委托代办退税备案但未进行首次申报实地核查的生产企业，在其申报的退（免）税审核通过前，实地核查以下内容。
（一）企业的基本情况与其出口退（免）税备案的相关内容相符。
（二）企业的生产经营场所、设备、人员等经营情况与其申报出口退（免）税业务相匹配。
（三）采用免抵退税办法申报退（免）税的企业和委托代办退税的生产企业，具有出口货物的生产能力。
（四）企业的财务制度健全和会计核算符合要求。
（五）出口货物按照规定实行单证备案（委托代办退税生产企业除外）。
（六）委托代办退税备案的生产企业还需核查以下内容：
1. 生产企业已与境外单位或个人签订出口合同。
2. 生产企业已与外贸综合服务企业签订外贸综合服务合同（协议），约定由外贸综合服务企业提供包括报关报检、物流、代办退税、结算等在内的综合服务，并明确相关法律责任。